Privacyverklaring Lunaire Books

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026

Bij Lunaire Books vinden we het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gebruiken, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld en hoe lang we deze bewaren.

Lunaire Books is een handelsnaam van Designs by Lotte, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80519415.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@lunairebooks.nl.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Lunaire Books in contact komt.

Het kan onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens, zoals je e-mailadres en eventueel adres en telefoonnummer;
• gegevens die je zelf verstrekt wanneer je contact met ons opneemt;
• gegevens die je verstrekt bij het insturen van een manuscript, zoals de titel, het genre, de doelgroep, het woordenaantal, de synopsis en het manuscript zelf;
• gegevens die je verstrekt wanneer je deelneemt aan een schrijfwedstrijd;
• gegevens die nodig zijn voor het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten met auteurs;
• betaal-, factuur- en bestelgegevens;
• gegevens over bestellingen via onze webshop;
• gegevens die je verstrekt wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief;
• technische en analytische gegevens over het gebruik van onze website, voor zover deze via cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld.

We verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.

2. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

• vragen en e-mails te beantwoorden;
• manuscripten te beoordelen en contact op te nemen met auteurs;
• schrijfwedstrijden te organiseren en inzendingen te beoordelen;
• contact te onderhouden met auteurs en eventuele publicatiemogelijkheden te bespreken;
• uitgeefovereenkomsten en andere overeenkomsten uit te voeren;
• royalty's en betalingen te administreren;
• bestellingen via onze webshop te verwerken en leveren;
• betalingen af te handelen;
• onze nieuwsbrief te versturen wanneer je je daarvoor hebt ingeschreven;
• onze website te beheren, beveiligen en verbeteren;
• bezoekersstatistieken te analyseren;
• te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Voor iedere verwerking gebruiken we een geldige grondslag uit de AVG. Afhankelijk van de situatie kan dit jouw toestemming, de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van Lunaire Books zijn.

3. Contact via e-mail

Wanneer je contact met ons opneemt via info@lunairebooks.nl, verwerken we de gegevens die je zelf in je bericht verstrekt om jouw vraag of verzoek te kunnen beantwoorden.

We bewaren correspondentie niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor contact is opgenomen, tenzij we de gegevens langer moeten bewaren vanwege een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

4. Manuscripten insturen

Manuscripten kunnen worden ingestuurd via manuscripten@lunairebooks.nl.

Wanneer je een manuscript instuurt, kunnen we onder andere je naam, e-mailadres, manuscript, synopsis en informatie over het verhaal verwerken.

Deze gegevens gebruiken we uitsluitend om jouw inzending te beoordelen, hierover intern te overleggen en eventueel contact met je op te nemen over een mogelijke publicatie.

Wanneer we besluiten niet verder te gaan met een manuscript, verwijderen we de ingezonden gegevens en bestanden uiterlijk zes maanden na onze beslissing.

Wanneer we wel verder met je in gesprek gaan, mogen we de gegevens langer bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het beoordelen en bespreken van een mogelijke samenwerking.

5. Schrijfwedstrijden

Wanneer je deelneemt aan een schrijfwedstrijd van Lunaire Books, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je deelname te beoordelen. Dit kunnen onder andere je naam, e-mailadres, titel, genre, doelgroep, woordenaantal, synopsis en (een deel van) je manuscript zijn.

Inzendingen van deelnemers die niet worden geselecteerd, worden na de bekendmaking van de winnaar(s) verwijderd.

Van winnaar(s) of deelnemers met wie we verder praten over mogelijke publicatie kunnen we de gegevens langer bewaren zolang dit noodzakelijk is voor deze gesprekken.

Wanneer daaruit een uitgeefovereenkomst ontstaat, worden relevante gegevens vervolgens verwerkt als onderdeel van onze auteursadministratie.

6. Auteurs van Lunaire Books

Wanneer je als auteur een overeenkomst met Lunaire Books aangaat, verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn voor onze samenwerking.

Dit kunnen onder andere zijn:

• naam en contactgegevens;
• adresgegevens;
• bankgegevens;
• contractgegevens;
• financiële en royaltygegevens;
• correspondentie over het boek en de samenwerking;
• informatie die nodig is voor productie, publicatie, promotie en distributie van het boek.

Deze gegevens gebruiken we voor het uitvoeren van de overeenkomst en voor onze wettelijke en administratieve verplichtingen.

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren we gedurende de wettelijk verplichte termijn. Voor de basisadministratie geldt in Nederland in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar.

7. Nieuwsbrief

Je kunt je aanmelden voor de nieuwsbrief van Lunaire Books. Hiervoor gebruiken we je e-mailadres en eventueel je naam.

We gebruiken deze gegevens om je nieuws te sturen over bijvoorbeeld nieuwe boeken, releases, pre-orders, evenementen en andere ontwikkelingen rondom Lunaire Books.

Voor het versturen en beheren van onze nieuwsbrief maken we gebruik van Mailchimp.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief.

Na uitschrijving gebruiken we je gegevens niet meer voor het versturen van de nieuwsbrief, behoudens gegevens die noodzakelijk zijn om je afmelding te respecteren.

8. Webshop en betalingen

Wanneer je een bestelling plaatst via onze webshop, verwerken we de gegevens die nodig zijn om de bestelling uit te voeren.

Denk aan je naam, adresgegevens, e-mailadres, bestelgegevens en betaalinformatie.

Onze webshop maakt gebruik van WooCommerce. Voor het verwerken van betalingen maken we gebruik van Mollie.

We delen alleen gegevens met partijen die nodig zijn om jouw bestelling en betaling uit te voeren.

Gegevens die onderdeel vormen van onze financiële administratie bewaren we zolang dit wettelijk verplicht is. Voor de basisadministratie geldt in beginsel een termijn van zeven jaar.

9. Website, cookies en Google Analytics

Lunaire Books kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken, bijvoorbeeld voor functies van de webshop.

We zijn van plan Google Analytics te gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren.

Afhankelijk van de manier waarop analytische cookies worden ingesteld, kan toestemming van de bezoeker nodig zijn. Voor trackingcookies is voorafgaande toestemming vereist.

Wanneer daarvoor toestemming vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Meer informatie over de cookies die Lunaire Books daadwerkelijk gebruikt en de keuzes die je daarbij hebt, vind je in ons cookiebeleid en via onze cookie-instellingen.

10. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wel kunnen we gebruikmaken van externe partijen die diensten voor Lunaire Books uitvoeren.

Afhankelijk van de situatie kunnen hieronder bijvoorbeeld vallen:

• onze hosting- en e-mailprovider;
• Mailchimp voor onze nieuwsbrief;
• Dropbox voor het opslaan en uitwisselen van bestanden;
• WooCommerce voor onze webshop;
• Mollie voor betalingen;
• Google voor websiteanalyse;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• partijen die betrokken zijn bij de productie, verkoop of distributie van boeken, wanneer dit noodzakelijk is.

We delen alleen persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig passende afspraken over de verwerking en beveiliging daarvan.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners die Lunaire Books gebruikt, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of organisaties buiten de EER inschakelen.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan zoals vereist onder de AVG.

12. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

In het bijzonder gelden bij Lunaire Books de volgende uitgangspunten:

• Niet-geselecteerde schrijfwedstrijdinzendingen: tot na de bekendmaking van de winnaar(s), waarna ze worden verwijderd;
• Afgewezen reguliere manuscriptinzendingen: maximaal zes maanden na de beslissing;
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft, behoudens gegevens die nodig zijn om je afmelding te respecteren;
• Bestel-, betaal- en administratieve gegevens: voor zover onderdeel van de wettelijke administratie in beginsel zeven jaar;
• Auteurs- en contractgegevens: zolang deze nodig zijn voor de overeenkomst, onze rechten en verplichtingen en eventuele wettelijke bewaartermijnen;
• Overige correspondentie: niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor contact is opgenomen.

13. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

14. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je onder andere verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van jouw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van jouw gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die toestemming ook weer intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@lunairebooks.nl.

We kunnen je vragen om aanvullende informatie wanneer dat noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Lunaire Books neemt geen besluiten met belangrijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Manuscripten en inzendingen voor schrijfwedstrijden worden niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem geselecteerd of afgewezen.

16. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bovenaan deze pagina vermelden we wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.